Melanie Beucher
¿Cuántas horas pierde su equipo buscando tickets borrosos o corrigiendo planillas de Excel que no cuadran? En un entorno empresarial que exige inmediatez, la gestión manual de gastos se ha convertido en un ancla para la productividad. Por ello, bajo una alianza estratégica destinada a transformar la administración financiera, Softland ha lanzado Softland Viáticos.
Esta nueva herramienta permite digitalizar y automatizar todo el ciclo de gastos corporativos, incluidos los viáticos, desde la captura inicial del comprobante hasta su contabilización final dentro del ERP, respondiendo a una necesidad crítica de las compañías modernas en la región.
¿Qué es Softland Viáticos y cómo redefine la gestión empresarial?
Softland Viáticos es una plataforma integral nacida de la colaboración entre Softland y Tickelia. Su propósito fundamental es centralizar la gestión de gastos corporativos bajo un estándar de eficiencia tecnológica.
Al respecto, la herramienta se distingue por su capacidad de integración nativa con el ecosistema de Softland. Según explica la compañía: “Softland Viáticos permite digitalizar y automatizar todo el ciclo de gastos, desde la captura de comprobantes hasta la contabilización final dentro del ERP”
La importancia de la integración nativa
A diferencia de otras soluciones aisladas que generan silos de información, esta herramienta asegura que los datos fluyan hacia los procesos financieros sin intervención manual. Sobre este punto, la empresa destaca: “Lo que la diferencia es la integración nativa con Softland ERP, permitiendo que la información fluya automáticamente entre la gestión de gastos y los procesos financieros de la empresa. Esto elimina reprocesos, mejora la trazabilidad y entrega información en tiempo real para la toma de decisiones” .
¿Para quién está pensado este sistema?
Si bien cualquier organización puede beneficiarse de la digitalización, Softland Viáticos es un aliado estratégico para empresas con operaciones complejas o equipos dispersos geográficamente. ¿Tiene personal en terreno o ejecutivos que viajan constantemente? Entonces, esta solución es el "match" ideal para su estructura.
Específicamente, está diseñada para:
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Empresas regionales: Organizaciones que operan en múltiples países y deben lidiar con diferentes regulaciones fiscales.
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Equipos en movimiento: Compañías de logística, servicios, construcción o retail con fuerza comercial y técnica en la calle.
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Sectores dinámicos: Manufactura, salud y tecnología que manejan altos volúmenes de gastos operativos.
Tal como señala la marca, “la solución es especialmente valiosa para empresas con equipos en terreno, fuerza comercial, múltiples sucursales o una alta frecuencia de viajes corporativos y gastos operacionales”.
¿Por qué nace Softland Viáticos?
La creación de esta solución no es algo fortuito. Responde a un diagnóstico claro sobre las ineficiencias del modelo tradicional. Hoy en día, los viajes corporativos pueden representar hasta el 12% del presupuesto operativo de una empresa; un porcentaje demasiado alto para dejarlo al azar de comprobantes físicos y validaciones manuales.
Los desafíos del modelo manual
El problema no es solo el papel, sino la falta de control. Softland identifica que “hoy muchas empresas todavía gestionan viáticos y gastos corporativos de forma manual o con herramientas poco integradas, lo que genera demoras, errores y poca visibilidad sobre el gasto real”. La acumulación de tickets y la duplicación de información se traducen en costos ocultos y riesgos de auditoría que las áreas de Recursos Humanos y Finanzas ya no pueden ignorar.
El desfase de los sistemas tradicionales
¿Por qué las hojas de cálculo ya no son suficientes? La respuesta reside en la complejidad normativa de Latinoamérica. “Los procesos tradicionales fueron diseñados para una realidad mucho menos dinámica y compleja que la actual. El uso de planillas, correos electrónicos, comprobantes en papel y validaciones manuales dificulta el control en tiempo real y ralentiza procesos clave”.
Resultados esperados: ¿Qué ganan su empresa y sus empleados?
La implementación de Softland Viáticos genera un impacto de doble vía, optimizando la labor del departamento financiero y mejorando la satisfacción del colaborador.
1. Excelencia en el área financiera y contable
El beneficio principal es el control. Al automatizar la captura mediante OCR inteligente, el sistema extrae datos de fotos tomadas con el celular, minimizando el error humano. “El área financiera obtiene principalmente mayor control, trazabilidad y visibilidad en tiempo real de los gastos corporativos. Al centralizar y automatizar la información, se reducen errores manuales, duplicidades y tiempos operativos asociados a conciliaciones y validaciones”.
2. Una mejor experiencia para el colaborador
Para el empleado que viaja, la rendición de gastos suele ser una tarea tediosa que resta tiempo a sus funciones principales. Con esta herramienta, “el colaborador gana simplicidad, rapidez y una mejor experiencia de usuario. En lugar de guardar comprobantes físicos o completar reportes manuales, puede registrar gastos desde el celular en pocos segundos”.
¿Cuándo estará disponible Softland Viáticos?
La buena noticia para los líderes empresariales en la región es que la espera ha terminado. Softland Viáticos ya está disponible en los distintos mercados de Latinoamérica donde Softland tiene presencia activa.
La compañía ha confirmado que “los clientes actuales de Softland podrán acceder a la solución como parte del ecosistema de herramientas empresariales integradas”, contando además con un acompañamiento técnico especializado para que la transición digital sea rápida y sin fricciones.
Softland: Un compromiso con el futuro regional
Softland se ha consolidado como un referente regional gracias a su capacidad de adaptar la tecnología a las realidades locales. Con este lanzamiento, la firma busca no solo digitalizar un proceso, sino fortalecer la sostenibilidad de las empresas a través de la inteligencia de datos.
De cara al futuro, sus metas son claras: “A corto plazo, el objetivo es ayudar a las empresas a digitalizar y automatizar la gestión de gastos corporativos, reduciendo tiempos operativos, errores manuales y cargas administrativas. A mediano plazo, la meta es consolidar a Softland Viáticos como una solución referente en Latinoamérica para la gestión inteligente de gastos corporativos”.
En definitiva, contar con una herramienta que hable el mismo idioma que su ERP y sus regulaciones locales no es solo una mejora operativa; es la pieza que faltaba para alcanzar una gestión financiera de alto nivel. ¿Está su empresa lista para dar el siguiente paso en su transformación digital?